In 22 decembrie 2022 a intrat in vigoare Legea nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public care transpune Directiva UE 2019/1937 privind protectia persoanelor care raporteaza incalcari ale Dreptului Uniunii.

Prezentul document stabileste politica si angajamentele Mediapost Hit Mail cu privire la protectia persoanelor care raporteaza incalcari ale legii care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca.

Art. 1. Domeniul de aplicare

Prezenta procedura se aplica persoanelor care efectueaza raportari si care au obtinut informatiile referitoare la incalcari ale legii, intr-un context profesional:

1. angajatii Mediapost HitMail;
2. colaboratorii Mediapost Hit Mail;
3. voluntarii si stagiarii remunerati sau neremunerati;
4. actionarii si persoanele care fac parte din consiliul de administrare, de conducere sau de supraveghere;
5. persoanele ale caror raporturi de munca nu au inceput inca si care efectueaza raportari sau divulga public informatii privind incalcari ale legii obtinute in timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale;
6. persoanele ale caror raporturi de munca sau de serviciu cu Mediapost Hit Mail au incetat.

Art. 2. Termeni si expresii

In sensul prezentei proceduri, termenii si expresiile de mai jos au urmatoarele semnificatii:

1. Incalcari ale legii – fapte care constau intr-o actiune sau inactiune care constituie nerespectari ale dispozitiilor legale, asa cum sunt definite in Legea nr. 361/2022, art. 3, alin. 1.
2. Informatii referitoare la incalcari ale legii – informatii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la incalcari efective sau potentiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca.
3. Raportare – comunicarea orala sau scrisa de informatii cu privire la orice fapta care reprezinta o incalcare a legii.
4. Avertizor in interes public – persoana efectueaza o raportare sau divulga public informatii referitoare la incalcari ale legii, obtinute in context profesional.
5. Context profesional – activitati profesionale, actuale sau anterioare, de orice natura, remunerate sau nu, desfasurate in cadrul Mediapost Hit Mail, in baza carora persoanele pot obtine informatii referitoare la incalcari ale legii.
6. Persoana vizata prin raportare – persoana fizica sau juridica mentionata in raportare drept persoana careia i se atribuie incalcarea legii sau cu care persoana respectiva este asociata.
7. Persoana desemnata – responsabilul cu atributiile prevazute la Art. 6.

 

Art. 3. Raportarea unei incalcari a legii

3.1. Modalitati de raportare

Raportarea privind incalcari ale legii se efectueaza prin intermediul urmatoarelor canale interne de raportare:

1. Prin email, la adresa avertizor_integritate@mediapost.ro
2. Prin scrisoare expediata pe adresa: str. Siriului, nr. 42-46, etaj 3, sector 1, Bucuresti

3.2. Continutul raportarilor

O raportare va cuprinde urmatoarele informatii:

1. numele si prenumele avertizorului;
2. datele de contact ale avertizorului;
3. contextul profesional in care au fost obtinute informatiile;
4. persoana vizata, daca este cunoscuta;
5. descrierea faptei susceptibile sa constituie incalcare a legii;
6. probele in sustinerea raportarii;
7. data si semnatura, dupa caz.

O raportare care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnatura avertizorului se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii referitoare la incalcari ale legii.

Art. 4. Evidenta raportarilor

Raportarile se inscriu intr-un registru care cuprinde: data primii raportarii, numele si prenumele, datele de contact ale avertizorului, obiectul raportarii si modalitatea de solutionare.

In cazul in care avertizorul solicita ca raportarea sa aiba loc in prezenta persoanei desemnate, aceasta va intocmi un proces-verbal de consemnare, intr-o forma durabila si accesibila si va oferi avertizorului posibilitatea de a verifica si de a rectifica procesul-verbal al conversatiei.

Raportarile se pastreaza 5 ani. Dupa expirarea perioadei de pastrare de 5 ani, acestea se distrug.

 

Art. 5. Confidentialitatea informatiilor

Persoana desemnata sa solutioneze raportarea nu va dezvalui identitatea avertizorului si nici informatiile care ar permite identificarea directa sau indirecta a acestuia, cu exceptia situatiei in care are consimtamantul expres al acestuia. Identitatea avertizorului poate fi divulgata numai in cazul in care acest lucru este o obligatie impusa de lege, cu respectarea conditiilor si a limitelor prevazute de aceasta. In acest caz, avertizorul este informat anterior, in scris, cu privire la divulgarea identitatii si a motivelor divulgarii datelor confidentiale in cauza, cu exceptia cazului in care informarea ar periclita investigatiile sau procedurile judiciare.

Obligatia de a pastra confidentialitatea se mentine si in cazul in care raportarea ajunge din eroare la o alta persoana din cadrul companiei decat persoana desemnata. In acest caz, raportarea este inaintata, de indata, persoanei desemnate.

Normele privind protectia identitatii se aplica si persoanei vizate, precum si persoanelor terte la care se face referire in raportare. Identitatea persoanei vizate este protejata cat timp sunt in desfasurare actiunile ulterioare raportarii, cu exceptia cazului in care, a urmare a solutionarii raportarii, se constata ca persoana vizata nu este vinovata de incalcarile legii ce au facut obiectul raportarii. Persoanele vizate au dreptul la aparare, inclusiv dreptul de a fi ascultate si dreptul de acces la propriul dosar.

Art. 6. Actiuni ulterioare unei raportari privind incalcari ale legii

In vederea solutionarii raportarilor, Mediapost Hit Mail a infiintat o structura specializata, organizata potrivit regulamentului de organizare si functionare al companiei. Mediapost Hit Mail, prin decizie a Directorului General, desemneaza persoane responsabile cu atributii in ceea ce priveste primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni ulterioare si solutionarea raportarilor, care actioneaza cu impartialitate si care sunt independente in exercitarea acestor atributii.

Persoanele responsabile vor transmite avertizorului confirmarea primirii raportarii, in termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

Persoanele responsabile au competenta de a solicita, colecta si prelucra date si informatii cu privire la raportarea inregistrata, cu obligatia pastrarii confidentialitatii. Persoanele carora le sunt solicitate informatii si documente de catre persoanele responsabile vor raspunde solicitarilor in termen de cel mult 15 zile lucratoare de la primirea solicitarii.

Persoanele responsabile vor informa avertizorul intr-un termen rezonabil care sa nu depaseasca 3 luni sau, in cazuri justificate, 6 luni de la primirea raportarii, precum si ori de cate ori sunt inregistrate evolutii in desfasurarea actiunilor ulterioare raportarii, cu exceptia cazului in care informarea ar putea periclita desfasurarea acestora.

Dupa finalizarea examinarii, persoana desemnata intocmeste un raport care cuprinde urmatoarele elemente: prezentarea situatiei care a facut obiectul raportarii, inclusiv descrierea informatiilor aduse la cunostinta persoanelor responsabile, modalitatea de solutionare, concluzii si recomandari care pot cuprinde referiri la eventuale masuri de protectie.

Modalitatea de solutionare se comunica in termen de 5 zile de la finalizarea examinarii catre avertizorul in interes public si catre persoana vizata.